Outlook Formulare zentral veröffentlichen

Hallo zusammen,

einige Unternehmen nutzen die Möglichkeit im Outlook eigene Formulare zu erstellen. Beispiele sind hier zum Beispiel „Krankmeldungen“ oder „Urlaubsanträge“. Es ist eine schnelle und einfache Möglichkeit gewisse Vorgänge zu standardisieren ohne gleich ein komplettes Workflow Tool zu implementieren.

Ich stand kürzlich vor dieser Herausforderung solch ein „Formular“ Unternehmensweit zur Verfügung zu stellen, und merkte das dies nicht auf Anhieb funktioniert. Daher hier eine Anleitung was zu tun ist:

  1. Allgemeine Infos
    Die Formulare können Grundlegend an zwei Orten veröffentlich werden. Lokal auf dem Client oder Unternehmensweit in einer Bibliothek. Diese wird in einem Öffentlichen Ordner gespeichert. Ich gehe davon aus, dass es bereits ein(e) Öffentliche Ordner Datenbank / Postfach gibt.
  2. Erstellen und berechtigen einer zentralen Bibliothek auf dem Exchange Server
    1. Erstellen einer Bibliothek in den Öffentlichen Ordnern.

      New-PublicFolder -Path „\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY“ -Name „Zentrale Formulare“

      Der Name kann hier frei gewählt werden.

    2. Anpassung der Sprache

      Set-PublicFolder „\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Zentrale Formulare“ –EformsLocaleID de-DE

    3. Berechtigung setzen

      Add-PublicFolderClientPermission -identity „\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Zentrale Formulare“ -user <Username> -AccessRights Owner

  3. Speichern/Veröffentlichen des Formulars (lokal)
    1. Erstellen eines Formulars
    2. Veröffentlichen in persönliche Formulare
      Form-Publish1Form-Publish2
    3. Speichern als .FDM Datei
      Form-Publish3Form-Publish4Form-Publish5>
      Bitte als .FDM Datei im beliebigen Ordner speichern.
  4. Veröffentlichung in die Organisation
    Auswählen der Organisatorischen Formulare
    Form-Publish7
    Installieren -> Auswählen der zuvor gespeicherten Datei (.FDM)
    Form-Publish6

Nach einer gewissen Replikationszeit sollten die Formulare für alle Exchange Benutzer im Outlook sichtbar sein.

Der Vorgang kann von Version zu Version im Outlook und auch Exchange unterschiedlich sein. Getestet wurde es mit Outlook 2013/2016 und Exchange 2013/2016.
Meine Anleitung basiert auf eine Exchange Online Installation.

Quelle: https://blogs.technet.microsoft.com/weiyumao/2015/04/21/how-to-publish-forms-to-organizational-forms-library-in-exchange-online/

Gruß
Stephan

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