Outlook Formulare zentral veröffentlichen

Hallo zusammen,

einige Unternehmen nutzen die Möglichkeit im Outlook eigene Formulare zu erstellen. Beispiele sind hier zum Beispiel „Krankmeldungen“ oder „Urlaubsanträge“. Es ist eine schnelle und einfache Möglichkeit gewisse Vorgänge zu standardisieren ohne gleich ein komplettes Workflow Tool zu implementieren.

Ich stand kürzlich vor dieser Herausforderung solch ein „Formular“ Unternehmensweit zur Verfügung zu stellen, und merkte das dies nicht auf Anhieb funktioniert. Daher hier eine Anleitung was zu tun ist:

  1. Allgemeine Infos
    Die Formulare können Grundlegend an zwei Orten veröffentlich werden. Lokal auf dem Client oder Unternehmensweit in einer Bibliothek. Diese wird in einem Öffentlichen Ordner gespeichert. Ich gehe davon aus, dass es bereits ein(e) Öffentliche Ordner Datenbank / Postfach gibt.
  2. Erstellen und berechtigen einer zentralen Bibliothek auf dem Exchange Server
    1. Erstellen einer Bibliothek in den Öffentlichen Ordnern.

      New-PublicFolder -Path „\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY“ -Name „Zentrale Formulare“

      Der Name kann hier frei gewählt werden.

    2. Anpassung der Sprache

      Set-PublicFolder „\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Zentrale Formulare“ –EformsLocaleID de-DE

    3. Berechtigung setzen

      Add-PublicFolderClientPermission -identity „\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Zentrale Formulare“ -user <Username> -AccessRights Owner

  3. Speichern/Veröffentlichen des Formulars (lokal)
    1. Erstellen eines Formulars
    2. Veröffentlichen in persönliche Formulare
      Form-Publish1Form-Publish2
    3. Speichern als .FDM Datei
      Form-Publish3Form-Publish4Form-Publish5>
      Bitte als .FDM Datei im beliebigen Ordner speichern.
  4. Veröffentlichung in die Organisation
    Auswählen der Organisatorischen Formulare
    Form-Publish7
    Installieren -> Auswählen der zuvor gespeicherten Datei (.FDM)
    Form-Publish6

Nach einer gewissen Replikationszeit sollten die Formulare für alle Exchange Benutzer im Outlook sichtbar sein.

Der Vorgang kann von Version zu Version im Outlook und auch Exchange unterschiedlich sein. Getestet wurde es mit Outlook 2013/2016 und Exchange 2013/2016.
Meine Anleitung basiert auf eine Exchange Online Installation.

Quelle: https://blogs.technet.microsoft.com/weiyumao/2015/04/21/how-to-publish-forms-to-organizational-forms-library-in-exchange-online/

Gruß
Stephan

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März 2017 Exchange Updates

Hallo zusammen,

Microsoft hast diese Woche die ersten Updates für Exchange im Jahr 2017 veröffentlicht.

Exchange 2016 CU5 15.1.845.34 KB4012106 Download
Exchange 2013 CU16 15.0.1293.2 KB4012112 Download
Exchange 2010 SP3 RU 17 14.3.352.0 KB4011326 Download
Exchange 2007 SP3 RU 23 8.3.517.0 KB4011325 Download

Hier sind noch die wichtigsten Neuerungen:

.NET 4.6.2 Support
Wie im Dezember schon angekündigt, benötigt Exchange 2016 CU5 als auch Exchange 2013 CU16 eine .Net Framework Version von 4.6.2.

Ich empfehle euch ein Update wie folgt:

  • Wenn eure Server auf Version 4.6.1 sind, könnt ihr auf 4.6.2 Updaten und danach das CU 5 bzw. CU16 installieren. Es geht auch andersherum.
  • Wenn eure Server noch auf 4.5.2 sind, bitte erst auf CU4 bzw. CU15 Updaten, danach .Net auf 4.6.2 bringen und anschließend CU5 bzw. CU16 installieren.

Active Directory Update
Für beide Updates (CU5 & CU16) wird kein Active Directory Update benötigt. Allerdings kann es sein, das ihr dennoch eins benötigt wird, falls ihr von einer älteren Version Updated. Genaueres findet Ihr dann in den Relaese Notes.

Alle weiteren Details können über die KB Links oben nachgelesen werden.

Quelle: https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2017/03/21/released-march-2017-quarterly-exchange-updates/

Wie immer gilt… bitte erst Testen bevor Ihr eure produktiv Systeme updatet 🙂

Gruß
Stephan

Exchange 2013 zeigt keine OUs an

Hallo zusammen,

ich hatte vor kurzem das Problem bei einem Kunden, dass im Exchange Control Panel (ECP) keine Organisations Einheiten (OUs) mehr angezeigt wurden. Genauer beim erstellen von neuen Postfächern aus dem Portal heraus.

Hier gibt es die Möglichkeit auch direkt den User anlegen zulassen und dafür eine bestimmte OU auszuwählen, wo später der Benutzer erstellt wird.

Beim klick auf diese Option erscheint folgendes Fenster:

oulimit

Es sind mehr Ergebnisse verfügbar, als momentan angezeigt werden.

Es gibt keine Elemente, die in der Ansicht angezeigt werden können.

Mein ersten vermuten lag darin, dass hier ein Berechtigungsproblem vorliegt. Bestätigte sich aber nicht. Die Lösung fand ich in einem Artikel von Microsoft.
Der Fehler kommt daher, dass es ein Limit für die Ansicht von OUs gibt. Dies beträgt per Default „500“. Heißt hat das Active Directory mehr als 500 OUs, zeigt die Liste keine Inhalte mehr an. Hmm blöd …

Das aus meiner Sicht „blöde“ daran ist, das diese Einstellung nirgendswo zu sehen ist.
Daher wollte ich erstmal Wissen, wie viele OUs haben wir denn im Active Directory aktuell.
Dies könnt ihr mit folgendem Befehl herausfinden:

(Get-OrganizationalUnit –ResultSize unlimited).Count

Wenn der Wert über 500 liegt müsst Ihr eure Exchange Konfiguration anpassen. Also ja man kann den Wert ändern.

Um das Limit von „500“ auf einen größeren Wert zu setzen, muss man die web.config der ECP abändern. Natürlich auf allen vorhandenen Exchange Servern!

Dazu begibt man sich zu folgendem Pfad auf dem Exchange Server:

C:\Program Files\Microsoft\Exchange Server\V15\ClientAccess\ecp

Achtung: Eventuell ist euer Installation Pfad ein anderer.

Hier gibt es eine web.config, in der ihr folgende Zeilen oberhalb von „</appsettings>“ eintragt:

<!– allows the OU picker when placing a new mailbox in its designated organizational unit to retrieve all OUs – default value is 500 –>
<add key=“GetListDefaultResultSize“ value=“WERT“ />
Tipp: Einfach im Notepad mit STRG+F nach „/appsettings“ suchen. Dann habt ihr die Stelle schnell gefunden.
Achtung: Bitte vorher die Datei zur Sicherheit einmal Kopieren.
Anschließend muss auf allen Servern der „MSExchangeECPAppPool“ im IIS neu gestartet werden. Je nach Umgebung sollte dies in einem Wartungsfenster passieren, da beim Neustart das ECP kurz nicht zur Verfügung steht.
Achtung: Auch Endbenutzer nutzen das ECP um bspw. eine Automatische Nachricht zu Konfigurieren.
Ein weitere wichtige Info ist, dass diese Einstellung nach jedem Kumulativen Update (CU Update) wiederholt werden muss. Als am besten in eure Checkliste zum Update von Exchange hinzufügen ;-).
Hoffe ich konnte damit helfen….
Gruß
Stephan

Public Folder Hirarchy / Limit Connections

Hallo zusammen,

letzten bin ich auf einen Fehler in Exchange 2013 aufmerksam gemacht worden, wo das Überwachungssystem eine Überschreitung der maximalen Verbindungen zu den Public Foldern fesgestellt hat.

Die Fehlermeldung sah wie folgt aus:

The PublicFolders Health Set has detected a problem with PublicFolderMailbox.ConnectionCount….

The Health Manager is reporting that The total number of hierarchy connections for public folder mailbox <Name> has reached <Connections>.

Der mitgelieferte KnowledgeBase Artikel https://technet.microsoft.com/en-us/library/ms.exch.scom.PublicFolders(EXCHG.150).aspx?v=15.0.1104.5  kann hier leider nicht wirklich weiter helfen.

Nach ein wenig Recherche konnte ich das Problem mit anlegen weiterer Public Folder Mailboxen lösen. Warum habe ich das gemacht? Wie bin darauf gekommen?
Nachfolgend stelle ich euch einige Informationen zusammen:

1. Wie sieht meine aktuelle Situation aus?

Ich wollte erstmal wissen welche Mailboxen welche Default Public Folder Mailbox haben bzw. eine Übersicht generieren. Zu sehen ist das wir zwei Mailboxen haben und theoretisch ca. 4000 User Mailboxen diesen als Standard benutzen.

Get-Mailbox –ResultSize Unlimited | Group-Object DefaultPublicFolderMailbox –NoElement

Count Name
—– —-
4102 verstegen.de/Users/PFMailbox01
4093 verstegen.de/Users/PFMailbox02

Der Standard für aktive Verbindungen zu Public Foldern liegt bei 2000. Hiermit ist aber nicht zwingend nur der Zugriff auf Inhalte gemeint. Jeder Outlook Client der Online ist hält auch eine Verbindung zur Public Folder Mailbox, da er sich die „Hirarchy“ abholt.

Number of user logons per public folder mailbox 2,000 concurrent user logons We recommend that you configure your hierarchy so that you have no more than 2,000 users per public folder mailbox. For example, if you have 20,000 users, you should have 10 public folder mailboxes.

Quelle: https://technet.microsoft.com/en-us/library/dn594582(v=exchg.160).aspx

Somit sehen wir, dass wir wahrscheinlich einfach nur zu wenige PF Mailboxen haben, die die Hirarchy zur Verfügung stellen.

2. Wie lege ich eine weitere Public Folder Mailbox an?

Der Weg über die ECP sollte klar sein und wie Ihr wisst bevorzuge ich die PowerShell wo ich kann 🙂

New-Mailbox -PublicFolder -Name PFMailbox02

Quelle: https://technet.microsoft.com/de-de/library/jj552410(v=exchg.150).aspx

Ihr müsst danach noch die Hirarchy Abgleichen, sodass auch die neue Mialbox diese hat.
Mit folgendem Befehlen kann ich die Hirarchy zwichen den PF Mailboxen abgleichen:

Vorher:

Get-Mailbox –PublicFolder | Select Name,*Hierarchy*

Name        IsExcludedFromServingHierarchy IsHierarchyReady
—-        —————————— —————-
PFMailbox01                          False                                     True
PFMailbox02                          False                                    True
PFMailbox03                          False                                    False

Sync:

Update-PublicFolderMailbox -InvokeSynchronizer -Identity PFMailbox03

Synchronizing folder hierarchy of mailbox „PFMailbox03“ with the public folder mailbox that has primary hierarchy…

Sync in progress – job state is: „Queued“……

Sync with mailbox that contains primary hierarchy is completed.

Nachher:

Get-Mailbox –PublicFolder | Select Name,*Hierarchy*

Name        IsExcludedFromServingHierarchy IsHierarchyReady
—-        —————————— —————-
PFMailbox01                          False                                     True
PFMailbox02                          False                                     True
PFMailbox03                          False                                     True

Bei mir hat es eine Nacht gedauert bis die DefaultPublicFolderMailbox zwischen allen User Mailboxen verteilt war. Am nächsten Morgen sah es dann so aus:

Get-Mailbox –ResultSize Unlimited | Group-Object DefaultPublicFolderMailbox –NoElement

Count Name
—– —-
2730 verstegen.de/Users/PFMailbox01
2729 verstegen.de/Users/PFMailbox02
2732 verstegen.de/Users/PFMailbox03

Wir haben also nun weniger Benutzer, die die gleiche Public Folder Mailbox als Standard haben. Somit sollten auch die Verbindungen ausgeglichener sein. Das sollte man in den nächsten Tagen natürlich kontrollieren.

Nützliche Infos hierzu findet ihr in den guten Blogeinträgen von Michel de Rooij und Andrew HigginBotham.

Quellen:

https://eightwone.com/2016/08/08/public-folder-hierarchy-clients/

http://blog.enowsoftware.com/solutions-engine/bid/187230/Tracking-Down-Overactive-Mailboxes-With-Get-StoreUsageStatistics

https://blogs.technet.microsoft.com/samdrey/2015/06/13/exchange-server-2013-planning-for-public-folders-mailboxes-according-to-user-logon-limits/

Gruß
Stephan

Dezember 2016 Exchange Updates

Hallo zusammen,

Microsoft hat gestern die letzten quartal Updates für Exchange für dieses Jahr veröffentlicht:

Exchange 2016 CU4 15.1.669.32 KB3177106 Download
Exchange 2013 CU15 15.0.1263.5 KB3197044 Download
Exchange 2010 SP3 Rollup 16 14.3.339.0 KB3184730 Download
Exchange 2007 SP3 Rollup 22 8.3.502.0 KB3184712 Download

Hier gibt es die wichtigsten Neuerungen:

Neue Ansicht

Mit Exchange 2016 CU4 gibt es eine neue Ansicht im Outlook on the Web. Die Ansicht wurde an die Ansicht im Office 365 angepasst.

image

.NET 4.6.2 Support

Exchange 2013 und 2016 unterstützen nun .Net Framework 4.6.2 voll. Microsoft empfielt bei laufenden Installation mit Version 4.6.1 entweder vorher oder nacher auf Version 4.6.2 zu gehen. Bei Installationen mit Version 4.5.2 sollte erst das CU Update gemacht werden.
Dies gilt sowohl für CU4 als auch CU15.

Version 4.6.2 wird mit den März Updates von Exchange zur pflicht. Also ich empfele jetzt schon Tests durchzuführen um mögliche Applikationsprobleme im März auszuschließen.

IIS Applications Pool probleme

Microsoft hat den KB3206632 released zu einem Problem, wobei in einer Exchange DAG die IIS Pools nicht Verfügbar werden wenn Server neustarten. Dieser KB ist nun Voraussetzung bei Installation von Exchange 2016 auf Server 2016.

Public Folder fix

Das Problem beim Indexieren von Public Foldern während einer aktiven Migration ist nun behoben. Die Public Folder Postfächer sollten nach einspielen des Updates am besten auf eine neue Datebank verschoben werden.

Alle weiteren Details können über die KB Links oben nachgelesen werden.

Quelle: https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2016/12/13/released-december-2016-quarterly-exchange-updates/

Wie immer gilt… bitte erst Testen bevor Ihr eure produktiv Systeme updatet 🙂

Gruß

Stephan

Exchange Online – CBA

Hallo zusammen,

der Exchange Team Blog hat diese Woche die zertifikatsbasierte Authentifizierung (certificate-based authentication – CBA) für Exchange Online in die Preview genommen. Der Exchange On-Premise kann dies bereits für Verschiedene mobile Apps.
Die Preview in Exchange Online ist aktuell für „Outlook for Android“ und „Exchange ActiveSync“ verfügbar. „Outlook for iOS“ wird zukünftig ebenfalls unterstützt.

Hier gibt es es vollständigen Artikel inkl. Anleitungen:

https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2016/07/19/preview-of-certificate-based-authentication-cba-for-exchange-online/

Gruß
Stephan

Released: Exchange 2013 CU13 / Exchange 2016 CU2

Hallo zusammen,

gestern hat Microsoft die neuen Updates zu Exchange 2013 und 2016 veröffentlicht.

CU2 für Exchange 2016 enthält ein Schema Update was beim Installieren automatisch durchgeführt wird. Achtet darauf, dass ihr das Update mit einem Schema Admin ausführt.

CU13 für Exchange 2013 enthällt lediglich einige neue RBAC Rollen. Also auch hier am besten mit einem Schema Admin installieren, damit /PrepareAD korrekt ausgeführt werden kann.

Die Downloads findet ihr hier:

Cumulativ Update 2 für Exchange 2016

Cumulativ Update 13 für Exchange 2013

Hier noch die größten Neuerungen:

  • .NET 4.6.1 wird nun von beiden Exchange Versionen unterstützt. Achtung: Empfehlung ist hier erst das Exchange Update durchzuführen und anschließend .NET
  • AutoReseed Support für BitLocker
  • SHA2 Support für Selbst-Signierte Zertifikate. Achtung: Das Update ändert die vorhanden Zertifkate nicht selbstständig. Neue sind per Default auf SHA2 Standard.

Alle weiteren Infos finder ihr auf dem Exchange Team Blog.

Quelle:
https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2016/06/21/released-june-2016-quarterly-exchange-updates/

Gruß

Stephan